Normas básicas de protocolo para utilizar un smartphone o tablet durante una reunión de trabajo


La incorporación de smartphones y tablets a nuestra vida cotidiana plantea una cuestión a tener en cuenta en determinados ambientes: el protocolo.

¿Cómo debemos comportarnos, por ejemplo, en una reunión de trabajo si tenemos uno de estos dispositivos sobre la mesa?

A todos nos han enseñado unas normas básicas de educación, como dar la mano cuando nos presentan a alguien o masticar con la boca cerrada. Pero, ¿cuál es la norma a seguir en cuanto al uso de un smartphone cuando estás con otra/s persona/s?

Para responder a esta cuestión lo mejor es preguntar a expertos en protocolo, quienes muestran las pautas a seguir para no meter la pata en situaciones concretas.

El primer punto es el de las reuniones. Cada vez es más habitual ver a gente durante estos encuentros utilizando sus tablets o smartphones.

Según los expertos en protocolo, el hecho de utilizar uno de estos dispositivos durante la reunión puede hacer pensar al interlocutor que la atención está dividida, por lo que es muy recomendable advertir al inicio que se utilizarán estos dispositivos para tomar notas, por ejemplo.

Ahora pasaremos a los mensajes personales. Es bastante probable que, con el auge de servicios de mensajería instantánea como WhatsApp, nos llegue algún mensaje personal, que poco tiene que ver con el tema de la reunión.

En estos casos es recomendable evitar responder al mensaje, ya que lo más probable es que perdamos parte del hilo de la reunión, además de que, por el simple hecho de estar mirando la pantalla de nuestro dispositivo, nos estaremos perdiendo el lenguaje no verbal de la persona que está hablando en ese momento.

En cuanto a las llamadas, es bastante evidente el hecho de que hay que evitar responderlas en la medida de lo posible.

Si tiene un cariz urgente, lo más aconsejable es disculparse por la interrupción y responderla en otro lugar, para no entorpecer la reunión con nuestra conversación.

Obviamente quedan totalmente prohibidos los manos libres Bluetooth que nos permitan hablar de forma inalámbrica.

Por otro lado, los expertos afirman que para evitar que la gente se distraiga con sus teléfonos o tablets durante una reunión, lo mejor es dejar muy claras unas normas básicas, pidiendo que se evite el uso de estos dispositivos fuera del contexto de la reunión.

De esta forma se conseguirá que la gente esté más atenta y deje de lado, durante un rato, su vida personal.

Por último y aunque esto ya no es una cuestión de educación o protocolo, tampoco hay que olvidar el tema de la seguridad. Muchos empleados reciben dispositivos por parte de la empresa para que puedan trabajar con ellos fuera de la oficina.

Estos aparatos pueden contener datos confidenciales y sensibles que, en caso de pérdida, podrían ocasionar graves problemas a la compañía.

La mejor solución en este caso es que cualquier dispositivo que entregue la empresa incluya un código de seguridad o PIN para que, en caso de pérdida o robo, nadie pueda acceder a la información.

                                                                                                                                                Vía: El País




Autor: Alfonso de Frutos

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